VII. MANAGEMENTUL COMUNICĂRII
Anul trecut a fost actualizată „Strategia de îmbunătăţire a comunicării Instituţiei Prefectului judeţul Neamţ” care cuprinde în structură un Plan de acţiuni.
Acest Plan vizează:
– extinderea şi diversificarea comunicării inter-instituţionale;
– perfecţionarea comunicării interne;
– comunicarea cu autorităţile administraţiei publice locale şi societatea civilă;
– gestionarea crizelor mediatice
– gestionarea imaginii publice a Instituţiei Prefectului – judeţul Neamţ
Comunicarea internă se realizează pe baza unor proceduri. Circulaţia documentelor şi a informaţiei este reglementată şi astfel este predictibilă. Ca un punct tare menţionăm gestiunea electronică a documentelor şi extinderea comunicării în sistem intranet.
Comunicarea externă a instituţiei are două componente importante: comunicarea cu cetăţenii şi comunicarea cu presa.
Comunicarea cu cetăţenii s-a realizat prin intermediul:
- Audienţelor
- Petiţiilor şi sesizărilor
- Apostilei
- Serviciilor comunitare
Comunicarea cu cetăţenii prin intermediul audienţelor şi petiţiilor este realizată de Compartiment informare, relaţii cu publicul, secretariat şi arhivă care are ca
Obiective specifice:
- · Monitorizarea soluţionării în termen a petiţiilor
- · Expedierea, clasarea şi arhivarea petiţiilor
- · Redirecţionarea către instituţiile şi autorităţile competente în soluţionarea petiţiilor
- · Organizarea audienţelor
În anul 2013 au fost înregistrate la Instituţia prefectului şi examinate 991 de petiţii adresate instituţiei la care se adaugă cele redirecţionate de la autorităţile centrale;
Au fost înregistrate 60 de cereri formulate în temeiul Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public şi au fost acordate 210 audienţe cetăţenilor. Totodată, în anul 2013 au fost emise 440 de ordine ale prefectului.
Comunicarea cu presa
O componentă importantă a activităţii de comunicare a Instituţiei Prefectului o reprezintă comunicarea prin intermediul mass-media, ca instrument de transmitere a mesajului instituţiei către publicul ţintă – cetăţeni, autorităţi locale.
Pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite au avut loc acţiuni precum:
– redactarea comunicatelor şi informaţiilor de presă cu privire la activitatea prefectului şi a aparatului propriu
– invitarea jurnaliştilor la acţiuni sau evenimente de interes public în care este implicată Instituţia Prefectului
– invitarea jurnaliştilor la întâlnirile comisiilor şi comitetelor pe care le gestionează Instituţia Prefectului
– transmiterea către mass-media prin poşta electronică a materialelor prezentate cu prilejul diferitelor întâlniri organizate de instituţia noastră
Subsumat acestor obiective au fost organizate mai multe evenimente în cadrul Anului European al Cetăţenilor:
„Ziua porţilor deschise” în programul săptămânii extra-curriculare „Să ştii mai multe, să fii mai bun. Instituţia Prefectului a fost gazda unui grup de 74 de elevi de la două şcoli din municipiul Piatra Neamţ – Şcoala nr. 4 şi Şcoala „Daniela Cuciuc”. Proiectul a purtat numele „Prefect pentru o zi” şi a invitat copii participanţi la o şedinţă model a Comitetului judeţean pentru Situaţii de Urgenţă care a gestionat cazul unui copil salvat de la înzăpezire;
Alt proiect iniţiat de instituţia noastră a purtat numele ‚Ziarist pentru o zi”. Grupul ţintă al proiectului a fost format din elevii claselor I-VIII de la opt unităţi şcolare selectate din mediul rural şi a avut in vedere promovarea creativităţii şi a abilităţilor de comunicare ale elevilor.
Aceste evenimente au fost preluate şi de către Serviciul Politici de Cooperare cu Mediul Asociativ, Transparenţă Instituţională şi Comunicare Publică din cadrul Secretariatului General al Guvernului în cadrul Buletinului informativ.
În plus, instituţia a asigurat o comunicare eficientă şi cu instituţiile centrale, locale, societatea civilă şi reprezentanţi ai mediului de afaceri, prin implicarea directă a conducerii, Acest obiectiv a fost atins prin: participarea prefectului şi a subprefectului la manifestări dedicate zilelor istorice: Ziua Naţională a României, Ziua Armatei, Ziua Jandarmeriei, Ziua Drapelului, Ziua Independenţei, Ziua Eroilor, Ziua Libertăţii României (22 decembrie).
